2.Administration og forvaltning

Det er bestyrelsens opgave at drive og administrere ejendommen forsvarligt. I andelsboligforeningsloven er der ved en lovændring i 2018 indsat en bestemmelse i § 6 c, der fastsætter bestyrelsens forpligtelser og ansvar.

Bestyrelsen i en andelsboligforening varetager den daglige ledelse af foreningen, udfører generalforsamlingens beslutninger og påser som minimum, at:

Bogføring og regnskabsforelæggelse foregår på en måde, der efter andelsboligforeningens forhold er tilfredsstillende.
Bestyrelsen løbende fra administratoren eller kassereren modtager orientering om andelsboligforeningens finansielle forhold.
Administratoren udøver sit hverv over for andelsboligforeningen på behørig måde.
Andelshaverne modtager orientering om foreningens forhold, når der er behov herfor.
Andelsboligforeningens ejendom vedligeholdes forsvarligt i overensstemmelse med foreningens budgetter og generalforsamlingens beslutninger.
Der løbende sker en vurdering af foreningens økonomiske situation, herunder af foreningens likviditet og af udviklingen i egenkapital og andelspriser, med henblik på at sikre, at foreningen har det nødvendige kapitalgrundlag.

Det har ikke været tanken med bestemmelsen at pålægge andelsboligforeningers bestyrelser øgede opgaver; de anførte punkter skal i stedet ses som udtryk for, hvordan bestyrelsen i en veldrevet andelsboligforening i forvejen håndterer bestyrelsesarbejdet. Som angivet i første punkt lægges der vægt på andelsboligforeningens forhold, og det kan have betydning for forventningerne til bestyrelsen, om der er tale om en stor eller lille forening, og om foreningen har andre aktiviteter, som fx udlejning.

I nogle tilfælde varetager foreningen selv opgaven med at administrere, mens opgaven i andre tilfælde overlades helt eller delvist til en udenforstående administrator. Lovens § 6 c skal også ses i sammenhæng med, om foreningen er selvadministrerende eller professionelt administreret.

Hvis en forening overvejer at skifte administrationsform, bør foreningens ressourcer og forhold i øvrigt overvejes nøje. Såfremt bestyrelsen selv vil varetage administrationen, må der, for at sikre den bedst mulige løsning af opgaverne, fastlægges helt klare retningslinjer for, hvordan opgaven skal løses. Det er vigtigt, at der er flere i bestyrelsen, som er i stand til at varetage de administrative funktioner. Ellers vil foreningen få udfordringer, hvis vedkommende udtræder af bestyrelsen grundet flytning.

Påtænkes ansættelse af ekstern administrator, bør samtlige forhold omkring administrationen klarlægges, såsom opgaver og honorering, så generalforsamlingen inden beslutningen er bekendt med, hvilke opgaver, der overgår til administrator. På denne måde sikres det, at generalforsamlingen træffer beslutning om administrationsformen på et oplyst grundlag.

Udskiftning af administrator eller skift af administrationsform bør af praktiske grunde, så vidt det er muligt, ske i forbindelse med afslutningen af et regnskabsår.